COMO ELABORAR UM CONVITE PARA EVENTO CORPORATIVO

convite-p-evento-corpAssim como todas as outras etapas da organização de um evento corporativo, a elaboração dos convites também é fundamental para a sua realização e, por isso, merece um bom planejamento. O convite para um evento corporativo precisa estar de acordo com as inovações e propostas que a empresa oferecerá aos convidados durante o evento. Esse convite provavelmente será o primeiro contato do convidado com o evento e, portanto, tem a função de despertar o interesse de quem o recebe.

No post de hoje, ensinaremos como elaborar um convite para evento corporativo. Confira agora!

ANTES DE TUDO, FAÇA UMA LISTA DE CONVIDADOS

Fazer uma lista de convidados vai garantir um controle sobre a quantidade de pessoas presentes no dia do evento e, consequentemente, tornará possível a elaboração de um orçamento mais preciso. Essa relação também é importante para escolher a melhor forma de envio, que pode ser feito por e-mail ou correio postal.

SEJA CLARO NO CONTEÚDO DO CONVITE

Informações básicas, como a data do evento, a hora e o local são indispensáveis. Dependendo da ocasião, disponibilize no convite o dress code. Além disso, o tema do evento, seu tamanho e a quantidade de convidados permitem saber qual o grau de formalidade que deverá ser usada no conteúdo dos convites.

ESCOLHA BEM SEUS FORNECEDORES

Caso haja a necessidade de um convite impresso e entregue pessoalmente ou até mesmo por correio postal, pode ser necessário um planejamento com antecedência. Por isso, faça uma boa pesquisa e selecione fornecedores experientes e que sejam bons em cumprir prazos — para evitar imprevistos.

O tempo mínimo e ideal para a entrega do convite é de, no mínimo, 30 dias antes do evento. Para que esse prazo seja cumprido, é importante a escolha de empresas que garantam a qualidade em seus serviços e tenham comprometimento com o cliente.

CRIE UM E-MAIL PARA CONFIRMAÇÃO DE PRESENÇA

Mesmo que você opte por enviar convites impressos, é interessante divulgar, também, um e-mail para a confirmação da presença do convidado. É preciso ter uma noção da quantidade de convidados que realmente comparecerão ao evento, para organizar o local, comidas e espaço de acordo com o número de pessoas presentes no evento.

SIGA UM PADRÃO

Todos os convites para o evento devem seguir um padrão. Portanto, é essencial que não haja diferenças entre eles, mesmo que o grau de proximidade dos convidados com o realizador do evento seja diferente. Dessa maneira, você garante que não todos receberão a mesma informação sobre o evento — que, como já dissemos, deve ser clara e precisa.

SEJA CRIATIVO

Seja original na hora de elaborar o convite! Se o orçamento e o perfil do evento permitir, invista em diferentes formatos e maneiras de conquistar o convidado, salientando o propósito do evento e a mensagem que a empresa que o realizará quer transmitir.

Mas lembre-se: caso seja enviado por e-mail, não abuse dos gráficos, para que ele não se torne pesado. O convidado deve conseguir visualizá-lo em qualquer lugar e ocasião! E se o convite for impresso, procure não acrescentar peças que quebrem e amassem com facilidade ou que estraguem durante a percurso.

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