9 ERROS QUE VOCÊ DEVE EVITAR AO ORGANIZAR EVENTOS

9-erros-que-voce-deve-evitarOrganizar um evento é muito mais do que escolher um local, disponibilizar convites e elaborar a programação. Há uma série de detalhes nas tomadas de decisão no desenvolvimento da organização que podem comprometer drasticamente o andamento do encontro.

Pensando nisso, preparamos uma lista com nove erros que você deve evitar ao organizar eventos. Confira!

ESCOLHER UM LOCAL RUIM PARA O PÚBLICO

O passo inicial deve ser compreender exatamente o tamanho e qual o tipo do evento. A noção exata do que se pretende será fundamental para a escolha do local da festa: um lugar aberto ou fechado, com muitos ou poucos banheiros, com vagas de estacionamento ou não, enfim, uma gama de fatores.

Existe uma regra para te ajudar nisso: normalmente, um m² é suficiente para três pessoas se acomodarem com uma distância adequada. Use essa regrinha sempre que puder!

Considere também a previsão do tempo, a distância de deslocamento, os trajes e a formalidade do evento no momento de decidir o local, ok?

NÃO SABER A QUANTIDADE CORRETA DE CONVIDADOS

A escolha do melhor local depende obviamente da quantidade de convidados. Portanto, sempre saiba com exatidão o número de pessoas que devem estar presentes ao evento. Jamais arredonde o número para baixo. Muito pelo contrário, o ideal é contar com convidados a mais – nunca se sabe, não é mesmo?

Mas não deixe passar muito também. Faça uma lista precisa para evitar a participação de penetras, até porque a quantidade está diretamente relacionada com a segurança dos convidados. Esse cuidado é fundamental!

DEIXAR OS CONVIDADOS COM FOME E SEDE

Um problema comum ao organizar eventos é calcular equivocadamente o buffet. Mensure muito bem a quantidade de convidados e certifique-se de que haverá comida e bebida suficiente no evento.

SE DESESPERAR COM O EVENTO

Lembre-se de que você é o organizador, logo o responsável por resolver os problemas. Como diria a música de Ivan Lins e Vitor Martins, “desesperar, jamais, cutucou por baixo, o de cima cai”.

Você é a base que sustenta o evento! Imprevistos acontecem, é verdade, mas você deve estar muito bem preparado. Mantenha o controle e transmita segurança para os convidados. Ao se organizar devidamente, você resolve o problema antes que qualquer pessoa possa perceber.

EXCESSO DE REGRAS

É claro que regras são necessárias para manter o controle do evento, mas tenha cuidado. O exagero de algumas normas podem incomodar os convidados e tornar o evento desconfortável. Orientações como “Não sente aqui” ou “Coma somente na mesa” podem ser revistas e desnecessárias, às vezes. Pense bastante nisso, ok?

NÃO SABER O OBJETIVO DO EVENTO

O que é o evento? Quais os motivos de ter sido criado? As respostas devem estar na ponta da sua língua. O objetivo da reunião deve ser identificado claramente para que você componha o ambiente de acordo com os interesses do anfitrião.

Há uma mar de particularidades que diferenciam um evento pensado para um encontro com investidores e uma celebração de fim de ano dos colaboradores, não é?

DIVULGAÇÃO INADEQUADA

Decida qual a melhor forma de divulgação para o evento. Intranet da empresa, Twitter ou Facebook? A opção depende de vários fatores: é um evento aberto? Se sim, quantos ingressos estão à disposição? Qual a formalidade?

Por exemplo, eventos gigantes podem ser divulgados muito bem pelo Facebook, mostrando a programação e abrindo os convites ao público. Eventos menores podem ser publicados no LinkedIn – mais formais – ou no Twitter. A rede social dos 140 caracteres é ótima para lançar flashes da programação e novidades sobre o evento. Você pode até usar mais de uma, mas talvez não seja necessário. Pense bem!

FALTA DE CRIATIVIDADE

Não há nada pior para um organizador do que fazer um evento mais ou menos. Muitas vezes, a diferença está justamente na criatividade. Desde a divulgação do evento, passando pela programação e indo até a decoração e o cronograma.

Ouse. Contudo, para ser criativo, é preciso ter uma fonte de ideias. E você só consegue isso pesquisando o que está em voga no mundo dos eventos. Leia tudo o que for possível sobre o assunto e incremente os seus eventos com o que há de melhor. E não esqueça de dar o seu toque no final!

ESQUECER DE AGRADECER AOS CONVIDADOS

Não importa o quanto custou o evento e quanto trabalho deu. Os convidados não eram obrigados a estar lá. Além do mais, a chance de divulgar a sua marca e os valores que você acredita é neste momento. Agradeça a todos e faça a melhor propaganda do seu serviço tratando muito bem os convidados. O seu próximo cliente pode estar ali, não é?

Então, já cometeu alguns desses erros ao organizar eventos? O texto te ajudou? Deixe o seu comentário!

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